VAM Investments Group S.p.a.

Gestione amministrativa dei fornitori

Il titolare tratta dati personali dei fornitori e dei relativi referenti nell'ambito della gestione amministrativa e contrattuale dei rapporti di fornitura. Il trattamento comprende: raccolta e registrazione delle anagrafiche; valutazione e selezione dei fornitori; gestione e archiviazione dei contratti; gestione degli ordini di acquisto; verifica delle prestazioni; gestione delle comunicazioni operative e amministrative.

Finalità del trattamento

Raccolta e registrazione delle anagrafiche dei fornitori e dei relativi referenti.
Valutazione e selezione dei fornitori.
Gestione ed esecuzione dei contratti di fornitura.
Gestione degli ordini di acquisto e verifica delle prestazioni.
Gestione delle comunicazioni operative e amministrative con i fornitori.

Basi giuridiche

Art. 6/b GDPR - Esecuzione di un contratto o misure precontrattuali

Categorie di interessati

Fornitori persone fisiche
Referenti di fornitori persone giuridiche
Professionisti e collaboratori esterni

Interessati a maggior tutela: Clienti B2B e/o fornitori

Categorie di dati trattati

Dati identificativi (es. nome, cognome, denominazione sociale)
Dati di contatto (es. email, telefono, indirizzo sede)
Dati fiscali (es. CF, P.IVA)
Dati contrattuali (es. condizioni economiche, durata contratto)
Dati bancari (es. IBAN, coordinate di pagamento)

Categorie di destinatari

Avvocati (in caso di controversie)
Banche (per i pagamenti)
Sindaci
Revisori dei conti

Responsabili del trattamento

TLA Studio Tributario e Legale (Commercialisti)
Datev Koinos S.r.l. (Servizi software)
XION Informatica S.a.s. di Cattivelli & C. (Servizi informatici)
Microsoft Ireland Ltd. (Servizi software)

Trasferimenti verso Paesi terzi

L'utilizzo dei servizi di Microsoft 365, in particolare la posta elettronica di Microsoft Exchange, può comportare il trasferimento di dati verso gli USA.

Data Privacy Framework (EU-US)

Microsoft ha ottenuto la certificazione DPF UE-US, oggetto di decisione di adeguatezza della Commissione Europea.

Periodo di conservazione

I dati sono conservati per la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo necessario agli adempimenti amministrativi/contabili e alla tutela dei diritti (di regola 10 anni), salvo contenzioso.

Conseguenze della mancata comunicazione dei dati

Il conferimento dei dati è necessario per gestire la valutazione/attivazione del fornitore e l'esecuzione del contratto; in mancanza non sarà possibile instaurare o gestire il rapporto di fornitura.